Η απογραφή αποθεμάτων αποτελεί έναν από τους βασικότερους πυλώνες της ορθής λειτουργίας μιας επιχείρησης. Πέρα από την τήρηση των νομικών υποχρεώσεων, εξασφαλίζει ακριβή εικόνα για τα διαθέσιμα αγαθά και συμβάλλει στη λήψη στρατηγικών αποφάσεων που επηρεάζουν άμεσα την κερδοφορία και τη ρευστότητά της.
Τι είναι η απογραφή αποθεμάτων;
Η απογραφή αποθεμάτων είναι η διαδικασία καταγραφής και αποτίμησης όλων των προϊόντων, υλικών και εμπορευμάτων που διαθέτει μια επιχείρηση σε συγκεκριμένη χρονική στιγμή.
Η διαδικασία αυτή στοχεύει στην καταμέτρηση των υπαρχόντων αποθεμάτων, στη σύγκρισή τους με τα λογιστικά δεδομένα και στον εντοπισμό τυχόν αποκλίσεων. Η σωστή απογραφή βοηθά στην αποφυγή σφαλμάτων και απωλειών, είτε λόγω λανθασμένων παραδόσεων, είτε λόγω φθορών ή απωλειών.
Τύποι απογραφής
Ανάλογα με τις ανάγκες και τις δυνατότητες κάθε επιχείρησης, μπορούν να εφαρμοστούν διαφορετικοί τύποι απογραφής:
Ετήσια απογραφή: Πραγματοποιείται στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου και αφορά όλα τα αποθέματα της επιχείρησης.
Τακτική απογραφή: Περιλαμβάνει περιοδικές καταγραφές μικρότερων ομάδων προϊόντων, χωρίς να διακόπτεται η λειτουργία της αποθήκης.
Επιλεκτική απογραφή: Εστιάζει σε συγκεκριμένα προϊόντα, συνήθως εκείνα με μεγαλύτερη αξία ή κυκλοφορία.
Νομικές υποχρεώσεις
Οι επιχειρήσεις που τηρούν διπλογραφικά ή απλογραφικά βιβλία με υψηλό κύκλο εργασιών υποχρεούνται από τον νόμο να διενεργούν απογραφή αποθεμάτων. Τα στοιχεία της απογραφής πρέπει να καταχωρούνται στα λογιστικά βιβλία και να είναι διαθέσιμα σε περίπτωση ελέγχου. Η αποτίμηση των αποθεμάτων γίνεται με συγκεκριμένους κανόνες, ώστε να αποτυπώνεται η πραγματική οικονομική τους αξία.
Οφέλη της απογραφής
Η απογραφή δεν αποτελεί απλώς μία φορολογική ή λογιστική υποχρέωση. Τα πλεονεκτήματα που προσφέρει είναι καθοριστικά:
- Ακριβής εικόνα αποθέματος, για σωστό προγραμματισμό αγορών και παραγωγής.
- Αναγνώριση σφαλμάτων ή αποκλίσεων που μπορεί να οδηγήσουν σε οικονομικές απώλειες.
- Αποτελεσματική διαχείριση πόρων, μειώνοντας περιττά έξοδα εις βάρος της επιχείρησης.
- Διαφάνεια και αξιοπιστία προς πελάτες, προμηθευτές και συνεργάτες.
Συμπερασματικά, η απογραφή αποθεμάτων είναι μια επένδυση που εξασφαλίζει την υγιή λειτουργία της επιχείρησης, προσφέροντας έλεγχο, ακρίβεια, καθώς και στρατηγική επένδυση για το μέλλον.