Η διαχείριση των αποθεμάτων αποτελεί κομβική σημασία για την επιτυχία μίας επιχείρησης ή ενός οργανισμού. Η ακρίβεια στην απογραφή όχι μόνο διασφαλίζει τη σωστή καταγραφή των υλικών και των προϊόντων αλλά επηρεάζει άμεσα την οικονομική εικόνα, τη λήψη αποφάσεων και τη φορολογική συμμόρφωση. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο, οι επιχειρήσεις καλούνται να επιλέξουν ανάμεσα σε δύο βασικές μεθόδους απογραφής: την ετήσια απογραφή και την περιοδική απογραφή. Παρακάτω εξετάζουμε αναλυτικά τις διαφορές, τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε προσέγγισης.
Τι είναι η ετήσια απογραφή;
Η ετήσια απογραφή πραγματοποιείται συνήθως στο τέλος του οικονομικού έτους, καταγράφοντας το σύνολο των αποθεμάτων σε μία συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Αποτελεί μία φωτογραφία της κατάστασης των αποθεμάτων, η οποία συγκρίνεται με τα λογιστικά στοιχεία για τον εντοπισμό αποκλίσεων.
Πλεονεκτήματα:
- Εύκολη ένταξη στον ετήσιο κύκλο λειτουργίας.
- Χρήσιμη για σκοπούς ελέγχου και λογιστικής συμφωνίας.
- Λιγότερες παρεμβολές στην καθημερινή λειτουργία.
Μειονεκτήματα:
- Μεγάλος όγκος εργασίας σε περιορισμένο χρονικό διάστημα.
- Κίνδυνος για σοβαρά λάθη ή παραλείψεις λόγω πίεσης χρόνου.
- Δεν εντοπίζονται έγκαιρα αποκλίσεις ή απώλειες κατά τη διάρκεια του έτους.
Τι είναι η περιοδική απογραφή;
Η περιοδική απογραφή ή συνεχής/κυλιόμενη απογραφή, πραγματοποιείται σε τακτά χρονικά διαστήματα (μηνιαία, εβδομαδιαία, ανά τμήμα ή κατηγορία προϊόντων). Αντί για συνολική καταγραφή, γίνεται μερική απογραφή τμημάτων των αποθεμάτων, βάσει προγραμματισμού.
Πλεονεκτήματα:
- Καλύτερος έλεγχος των αποθεμάτων σε πραγματικό χρόνο.
- Δυνατότητα εντοπισμού λαθών ή κλοπών νωρίτερα.
- Αποσυμφόρηση της εργασίας – διανέμεται σε όλο το έτος.
Μειονεκτήματα:
- Απαιτεί συνεχή παρακολούθηση.
- Μπορεί να υπάρξουν προβλήματα συνοχής και ολοκλήρωσης χωρίς κατάλληλο σύστημα.
- Χρειάζεται συντονισμός μεταξύ των τμημάτων.
Ποια μέθοδος είναι κατάλληλη για ποιον;
Η επιλογή εξαρτάται από το μέγεθος, τη φύση και τις ανάγκες της επιχείρησης:
- Μικρές επιχειρήσεις ή εταιρείες λιανικής χωρίς συστήματα ERP:
Τείνουν να προτιμούν την ετήσια απογραφή, λόγω απλούστερης διαχείρισης.
- Μεγάλες εταιρείες με σύνθετα αποθέματα ή πολλά σημεία αποθήκευσης:
Προτιμούν περιοδική απογραφή με υποστήριξη λογισμικών, ώστε να έχουν συνεχή εικόνα και να μειώνουν τις απώλειες.
- Εταιρείες που δραστηριοποιούνται σε ευαίσθητους κλάδους (π.χ. φάρμακα ή τρόφιμα):
Η περιοδική απογραφή είναι σχεδόν απαραίτητη λόγω της ανάγκης για ακρίβεια και ιχνηλασιμότητα.
Ένα πολύτιμο στρατηγικό εργαλείο
Η απογραφή αποθεμάτων δεν είναι μια απλή διαδικασία καταμέτρησης – είναι ένα εργαλείο στρατηγικής σημασίας. Η ετήσια απογραφή προσφέρει μία ολοκληρωμένη εικόνα σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές, ενώ η περιοδική απογραφή προσφέρει συνεχή ενημέρωση και ευελιξία. Ο ιδανικός τρόπος για κάθε επιχείρηση μπορεί να είναι ακόμα και ένας συνδυασμός και των δύο – ανάλογα με τις λειτουργικές της ανάγκες, τους πόρους και τα τεχνολογικά της μέσα.