Η απογραφή καταστημάτων λιανικής αποτελεί μία από τις σημαντικότερες διαδικασίες για κάθε επιχείρηση που θέλει να γνωρίζει με ακρίβεια το πραγματικό της απόθεμα και να διατηρεί τον πλήρη έλεγχο της εμπορικής της δραστηριότητας.
Σε ένα περιβάλλον όπου οι πωλήσεις, οι παραλαβές, οι επιστροφές και οι μετακινήσεις προϊόντων πραγματοποιούνται καθημερινά, ακόμη και μικρές αποκλίσεις μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα στη διαχείριση του stock. Μία οργανωμένη και αξιόπιστη απογραφή προσφέρει στην επιχείρηση πραγματικά δεδομένα, πάνω στα οποία μπορούν να βασιστούν οι επόμενες αποφάσεις της.
Τι είναι η απογραφή καταστημάτων λιανικής;
Η απογραφή καταστημάτων λιανικής είναι η φυσική καταμέτρηση και καταγραφή των προϊόντων που βρίσκονται στο κατάστημα, στην αποθήκη και σε οποιονδήποτε άλλο χώρο διατηρείται εμπόρευμα.
Στη συνέχεια, τα αποτελέσματα μπορούν να συγκριθούν με το απόθεμα που εμφανίζεται στο ERP, στο POS ή στο εμπορικό σύστημα της επιχείρησης.
Στόχος είναι να εντοπιστούν πιθανές αποκλίσεις ανάμεσα στο θεωρητικό και στο πραγματικό stock και να δημιουργηθεί μία αξιόπιστη εικόνα της υπάρχουσας κατάστασης.
Οι αποκλίσεις μπορεί να προέρχονται από διαφορετικούς παράγοντες: λάθη στις παραλαβές, επιστροφές, μετακινήσεις προϊόντων, φθορές, λανθασμένες καταχωρίσεις ή απώλειες.
Γιατί είναι σημαντική η σωστή απογραφή;
Η αξία της απογραφής δεν περιορίζεται στην απλή καταμέτρηση προϊόντων.
Η ακριβής εικόνα του αποθέματος βοηθά μία επιχείρηση λιανικής να οργανώσει καλύτερα τις παραγγελίες της, να περιορίσει ελλείψεις και υπεραποθέματα και να εντοπίσει έγκαιρα σημαντικές αποκλίσεις. Παράλληλα, προσφέρει πιο αξιόπιστα δεδομένα για τον οικονομικό και εμπορικό προγραμματισμό.
Όταν τα στοιχεία αποθέματος δεν ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα, μπορεί ένα προϊόν να εμφανίζεται ως διαθέσιμο ενώ έχει εξαντληθεί ή, αντίθετα, να πραγματοποιούνται νέες παραγγελίες ενώ υπάρχει ήδη σημαντικό stock.
Η σωστή απογραφή περιορίζει τέτοιου είδους προβλήματα και συμβάλλει στην αποτελεσματικότερη λειτουργία του καταστήματος.
Πώς οργανώνεται μία απογραφή καταστήματος;
Η επιτυχία της διαδικασίας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον σωστό σχεδιασμό.
Πριν ξεκινήσει η καταμέτρηση, το κατάστημα και οι αποθηκευτικοί χώροι διαχωρίζονται σε συγκεκριμένες περιοχές, ώστε κάθε τμήμα να ελεγχθεί συστηματικά χωρίς παραλείψεις ή διπλές καταμετρήσεις. Η χρήση σύγχρονου τεχνολογικού εξοπλισμού επιτρέπει τη γρήγορη καταγραφή των κωδικών και μειώνει σημαντικά τα λάθη που μπορεί να προκύψουν από χειροκίνητες διαδικασίες.
Η Inventus χρησιμοποιεί scanners για την καταγραφή του διαθέσιμου αποθέματος και οργανώνει τα δεδομένα ώστε να παραδίδονται στον πελάτη σε ενιαίο αρχείο.
Τα πιο συχνά λάθη στην απογραφή λιανικής
Ένα από τα συχνότερα προβλήματα είναι η ελλιπής οργάνωση του χώρου πριν από την έναρξη της καταμέτρησης.
Προϊόντα σε βιτρίνες, βοηθητικούς χώρους, δοκιμαστήρια, επιστροφές ή προσωρινά σημεία αποθήκευσης μπορούν εύκολα να παραλειφθούν.
Αντίστοιχα, μία απογραφή χωρίς σαφή κατανομή περιοχών μπορεί να οδηγήσει σε διπλομετρήσεις.
Σημαντικός παράγοντας είναι επίσης η εμπειρία της ομάδας που αναλαμβάνει τη διαδικασία. Σε ένα μεγάλο κατάστημα ή σε μία αλυσίδα με χιλιάδες διαφορετικούς κωδικούς, η συνέπεια στη μεθοδολογία είναι απαραίτητη για την αξιοπιστία του τελικού αποτελέσματος.
Εσωτερική απογραφή ή εξωτερικός συνεργάτης;
Πολλές επιχειρήσεις πραγματοποιούν την απογραφή χρησιμοποιώντας το δικό τους προσωπικό. Ωστόσο, αυτό μπορεί να απαιτεί σημαντικό χρόνο προετοιμασίας, εκπαίδευση εργαζομένων και επιπλέον απασχόληση σε μία ήδη απαιτητική περίοδο.
Η συνεργασία με μία εξειδικευμένη εταιρεία απογραφών επιτρέπει στην επιχείρηση να αναθέσει τη διαδικασία σε οργανωμένες ομάδες με κατάλληλο εξοπλισμό και συγκεκριμένη μεθοδολογία.
Το πλεονέκτημα είναι ιδιαίτερα σημαντικό για αλυσίδες λιανικής, όπου χρειάζεται κοινός τρόπος καταγραφής σε πολλά διαφορετικά καταστήματα και αυστηρό χρονοδιάγραμμα ολοκλήρωσης.
Απογραφή καταστημάτων λιανικής με την Inventus Services
Η Inventus Services εξειδικεύεται στις υπηρεσίες απογραφής καταστημάτων και αποθηκών, προσαρμόζοντας τη διαδικασία στη φύση, το μέγεθος και τις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε επιχείρησης. Οι υπηρεσίες απογραφής της έχουν χρησιμοποιηθεί από πολυεθνικές αλυσίδες λιανικής και οργανισμούς, ενώ η εταιρεία διαθέτει περισσότερα από 20 χρόνια εμπειρίας στον χώρο της τεχνολογίας.
Με οργανωμένη μεθοδολογία, σύγχρονο τεχνολογικό εξοπλισμό και έμφαση στην ακρίβεια του παραδοτέου αποτελέσματος, η απογραφή μπορεί να πραγματοποιηθεί αποτελεσματικά ακόμη και σε απαιτητικά περιβάλλοντα με μεγάλο αριθμό προϊόντων.
Η σωστή απογραφή καταστημάτων λιανικής δεν είναι απλώς μία περιοδική διαδικασία. Είναι η βάση για καλύτερο έλεγχο του stock, πιο αξιόπιστα δεδομένα και αποτελεσματικότερη διαχείριση της επιχείρησης.