Η απογραφή αποθεμάτων είναι μια ολοκληρωμένη διαδικασία καταγραφής και καταμέτρησης όλων των προϊόντων, υλικών ή εμπορευμάτων που διαθέτει μια επιχείρηση σε συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Στόχος είναι η διασταύρωση των φυσικών αποθεμάτων με τα λογιστικά στοιχεία και η ανίχνευση πιθανών αποκλίσεων.
Βασικά στάδια της διαδικασίας
Προετοιμασία και σχεδιασμός
Πριν από την έναρξη, ορίζονται υπεύθυνοι καθώς και συνεργεία απογραφής, ιδανικά με τρία άτομα ανά ομάδα: γνώστη ειδών, λογιστή-απογραφέα και βοηθητικό προσωπικό.
Σήμανση χώρων
Χωρίζονται οι αποθηκευτικοί χώροι ή τμήματα καταστημάτων σε ζώνες και τοποθετούνται σήματα για την ομαλή και οργανωμένη καταμέτρηση.
Καταγραφή με scanner
Χρησιμοποιούνται scanner ή φορητές συσκευές (π.χ. PDA) για την ακριβή καταγραφή κάθε προϊόντος κατά τεμάχιο. Τα δεδομένα ομαδοποιούνται ανά είδος και παραδίδονται σε ενιαίο αρχείο στο τέλος της διαδικασίας.
Διασταύρωση και έλεγχος
Τα καταγεγραμμένα στοιχεία συγκρίνονται με τα λογιστικά βιβλία, εντοπίζονται πιθανές διαφορές και γίνεται επισκόπηση για φθορές, απώλειες ή διπλές καταχωρήσεις.
Αποτίμηση των αποθεμάτων
Καθορίζεται η αξία ανά μονάδα και συνολικά για κάθε κατηγορία αποθεμάτων. Όλα τα στοιχεία καταχωρούνται σε ειδικό αρχείο ελέγχου.
Παράδοση αποτελεσμάτων
Τα αποτελέσματα της απογραφής παραδίδονται σε μορφή αναλυτικού αρχείου, σχεδιασμένο για την επιχείρηση, ώστε να υποστηρίζει τη λήψη αποφάσεων και σχέδια βελτίωσης της διαχείρισης παραγωγής ή πωλήσεων
Τύποι απογραφής
- Ετήσια απογραφή: Πραγματοποιείται στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου για όλα τα αποθέματα.
- Τακτική απογραφή: Περιοδικές μετρήσεις συγκεκριμένων τμημάτων χωρίς διακοπή λειτουργίας.
- Επιλεκτική απογραφή: Επικεντρώνεται σε προϊόντα υψηλής αξίας ή με μεγάλη κίνηση.
Οφέλη και εξαγωγή συμπερασμάτων
- Παρέχει ακριβή εικόνα αποθεμάτων, μειώνοντας λάθη και βελτιώνοντας τους δείκτες ακρίβειας
- Μειώνει τα λειτουργικά κόστη μέσω αναγνώρισης αδρανών ή παλαιών ειδών
- Βελτιώνει την παραγωγικότητα και τις πωλήσεις με ανάστροφες στρατηγικές στις παραγγελίες και στο layout αποθήκης
- Διευκολύνει τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων βάσει αξιόπιστων στοιχείων
Η απογραφή αποθεμάτων, ειδικά όταν τη διενεργεί μια έμπειρη εταιρεία όπως η Inventus Services, αποτελεί ένα πολύτιμο εργαλείο οργανωτικής διαχείρισης και οικονομικού σχεδιασμού. Με τη χρήση σύγχρονου εξοπλισμού και μεθοδικό προγραμματισμό, παρέχεται αξιόπιστο αποτέλεσμα, προσαρμοσμένο στις ανάγκες κάθε επιχείρησης, από μικρές επιχειρήσεις μέχρι δημόσιους οργανισμούς.